«редакция» поинтересовалась, возможно ли на самом деле правильно планировать свое время и что такое тайм-менеджмент
Автор этих строк решила проверить на себе: легко ли правильно распределять время, чтобы в итоге выполнить накопившиеся за месяц дела в один день. И чтобы еще осталось время на общение с друзьями? А помогали в этом советы питерского специалиста по тайм-менеджменту Анастасии Борисовой.
Для начала разберемся, чему учит специалист по тайм- менеджменту.
Мы помогаем клиенту выбрать подходящий лично ему метод управления временем, - рассказывает Анастасия Борисова. - Наша задача не в том, чтобы максимально уплотнить день клиента, а как раз наоборот, чтобы разгрузить его от ненужных дел и сосредоточиться на качественном выполнении самых важных задач.
Итак, определяю свои задачи на один день: отнести старый ноутбук в ремонт, записаться в тренажерный зал и сходить на первое занятие, переставить в комнате мебель и начать читать (не две страницы, а вчитаться!) книгу Валерия Аграновского «Вторая древнейшая» - о журналистике, конечно.
Обычный рабочий день автора проходит так: спать - не раньше полуночи, подъем - в 8.00, полчаса на сборы (завтракать не успеваю), полчаса на дорогу, с 9.00 (это в идеале, на самом деле, минут на 20 да опаздываю) и до 18.00 - рабочий день, с 13 до 14 - обеденный перерыв. После работы и сытного ужина кроме как на телевизор и компьютер сил ни на что нет.
НАГЛЯДНЫЙ ПОМОЩНИК -«ПИРОГ ВРЕМЕНИ»
Чтобы легче было распределить время, надо нарисовать «Пирог времени»: круг, представляющий собой ваши обычные сутки, 24 часа. Выделите в нем сектор «сон» (он займет примерно 1/3 времени), сектор «работа» (тоже примерно 1/3). Остальное время распределить сообразно вашей реальной занятости: бытовые дела, время, проведенное с детьми и семьей, прогулка с собакой, хобби и т. д. Занятия. которые не способствуют достижению цели - ежедневный просмотр телепрограмм, сидение в соцсетях и бессмысленные разговоры по телефону с подругой - из круга необходимо убрать.
Итак, с задачами определились, круг нарисовали - завтрашний день должен пройти по новому сценарию. А вот подготовиться к нему надо уже сегодня. Во-первых, чтобы сделать все задуманное, необходимы физические силы, это, прежде всего, правильное питание и сон. Ложусь на час раньше и, соответственно, на час раньше просыпаюсь, готовлю завтрак и, чтобы не тратить половину обеденного перерыва в очереди супермаркета, обед на работу беру из дома - и полезней, и экономней. После обеда (на него уходит минут 20) можно выделить 10 минут, чтобы ответить на письма по электронной почте и посмотреть, что нового в социальных сетях. Вместе с обедом на это уходит полчаса. Оставшихся 30 минут хватает, чтобы отнести ноутбук в ремонт. Одно из задуманных дел выполнено.
18.00 - конец рабочего дня, можно сделать легкий выдох. Потом опять вдох, выдох... мы в тренажерном зале: оказывается, записаться, собраться и отправиться туда совсем несложно. 40 минут физических упражнений придают энергии подуставшему организму и появляется желание двигаться дальше, например, пешком пройтись домой.
Следующий пункт - переставить мебель в квартире: кровать упиралась в горячую батарею, и спать было невыносимо жарко. Обдумав перестановку, начала передвигать мебель. На это ушло не больше получаса. А времени уже 8 часов... или всего 8? Ведь до сна остается еще три часа. Как раз есть возможность сделать домашние дела (помыть посуду, снять постиранное белье) и окунуться в чтение книги. Оказалось, все, что задумывала сделать в течение месяца, сделала за один день. И это только потому, что встала на час раньше, исключила из расписания дня телевизор и свела до минимума Интернет! А вот, кстати, телевизор лучше включать с утра, пока собираешься на работу или учебу, во-первых, он взбодрит, во-вторых, узнаете о происходящем в мире.
Итак, первый день прошел продуктивно, но на этом мы останавливаться не будем. В голове еще много планов, но лучше их выложить на бумагу и повесить план на самое видное место.
Зачем я работаю? Зачем я живу?
Нужно четко понимать поставленные задачи и выявить дела, отнимающие много времени. Для этого стоит заняться постановкой цели: определить для себя, зачем я работаю, зачем я живу, зачем я завел(а) семью и т. п. Далее стоит подумать хорошенько и прописать, чего я хочу на самом деле. Как это согласуется с моими реальными возможностями сейчас. Прописать ограничения, например: воспитываю ребенка, поэтому не могу работать 12 часов в сутки, хочу развиваться как специалист, но не хватает образования и т. д.
Анастасия Борисова советует на первых этапах планирования составлять тайминг: каждые 15 минут записывать то, чем вы занимаетесь: «завтракаю», «одеваюсь», «еду на работу», «пью кофе», «просматриваю почту», «провожу совещание» и т. п. Делать так в течение 3-4 дней. Со временем человек становится более ответственным и пунктуальным. Для достижения результата кому-то хватает нескольких недель, кто-то учится распределять время месяцами, в результате вы получаете упорядоченный день и ощущение удовлетворенности от сделанного.
Как оптимизировать время
♦ Используйте «мертвое время» - езду в транспорте, ожидание в очереди - с пользой. В это время можно читать книги, слушать радио, музыку, аудиокнигу, учить иностранный язык, говорить по телефону, строить планы, учить стихи.
♦ Попробуйте совмещать несколько дел одновременно. Например, собираетесь встретиться с друзьями? Сходите вместе в тренажерный зал. Но разговаривать по мобильному телефону за рулем не стоит.
♦ Используйте преимущество новых технологий. Про справочные данные и письма смысла говорить нет. А вот покупки в Интернете - экономия и времени, и денег.
♦ Планируйте все, что можно планировать. План - это построение будущего в настоящем. Пишите планы следующего дня, недели, месяца, года.
♦ Избегайте общества людей, которые попусту тратят время.
♦ Потратьте некоторое время на составление списка книг таких авторов, которые в жизни чего-то достигли, и прочитайте их.